Evernote をメインのメモサービスとして使う為に気をつけてる3つの事

Evernoteを使い始めたのはiPhone 3GSを使い始めた2009年の夏頃、かれこれ6年が経ちます。

実は現在使ってるEvernoteのアカウントは二つ目です。何を血迷ったかアカウントのログイン名を変えたい!とただそれだけの理由で新しいアカウントを作って全データを移行しました。

基本的に無料アカウントを使い続けてますが、データ移行の時は一時的に有料ユーザーになりました。無料アカウントだと月々利用できるデータ容量が限られている為、全てのデータを一括移行する事が出来なかったからです。

この記事ではEvernoteを気軽に便利に使うにあたり気をつけてる工夫を紹介します。

 

ノートは作りすぎない。必要最低限に

僕はメモの保存先ノートが6個だけあります。

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  1. Boys  子供達に関してのメモ全般
  2. Career  職に関してのメモ(履歴書・職務経歴、キャリアパス)
  3. Documents  公的書類、保証書、書類全般
  4. My notebook  それ以外の全てのメモ
  5. Name cards  名刺
  6. Postcards  年賀状

“Boys”、”Documents”、”Postcards”のノート3つは共有設定をして家族で情報共有してます。

去年の子供の健康診断の日は?そういえば去年の年賀状もらった親戚の◯◯さんの住所は?インターネットのプロバイダIDとパスワードは?急に聞かれると分からない事はEvernoteに答えがある事が多いです。

 

スキャンファイルは必ずJPGで保存

新しいメモを作る時はそれなりに文章を書き込みますが、僕はスキャンした書類やパンフレットなどには基本的にタイトルをつけません。自動設定されるタイトルでそのまま保存します。

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そしてスキャンする際のファイル形式は必ずJPGを選びましょう。有名なスキャンアプリは大抵PDF形式またはJPG形式が選択できます。

なぜJPG形式なのかと言うと、Evernoteの無料アカウントではPDF形式のファイル内文章が検索対象になりません

プレミアムやビジネスアカウントを有料で利用している場合はPDF形式でスキャンファイルを保存しても検索対象になります。

個人的にはiPhone アプリでもサムネイル表示されるJPG形式がおすすめです。

 

 
 

スキャンアプリはScannableがおすすめ

無料で使えるEvernote純正のiPhone用アプリ「Scannable」が絶対お勧めです。
※9/1現在、Android用アプリはまだ開発中のようです。

なんたって起動から自動でスキャン書類を検知、そしてカシャ!その間わずか10秒弱!続けて何枚もスキャン出来るし設定しておいたEvernoteのノートに簡単に保存できます。

もちろん僕は標準保存形式をイメージ(JPG)にしてます。標準はオートになってます。

最近は購入した家電の保証書、レシート、会社の給与明細や子供達の持ち帰ってくるお手紙などパシャパシャして不要な原本はポイとゴミ箱に入れてます。

 

さいごに

データとしてメモを残したり、書類やのデジタルコピーをEvernoteに残す以上、膨大なデータから目的のメモを検索して探す必要性が出てきますよね。

無料アカウントでもJPG形式ならスキャンファイルが検索対象になるのはありがたいですよね。

僕は毎回保存するメモにタイトルをつけたり、保存先ノートを選択したり、タグをつけたりはしません。そんな事してたら面倒くさくなってEvernoteを使わなくなるからです。

とりあえずデータは検索できる状態で保存して、必要になったらGoogleで検索して探すようにEvernoteの全てのノートからキーワード検索で探すというのが僕のEvernoteの使い方です。

検索して探す事はほとんどありませんが、いつも使うノートはショートカットで保存してます。

ABOUTこの記事をかいた人

ソロシンプリスト

幼少期に香港と日本を往復、その後インドネシアを経てオーストラリアで高校・大学生活を過ごす。現在は福岡でサラリーマン。