Gmail 受信トレイを公開、フィルターもラベルも使わないシンプルな運用術

基本的にカスタマイズしないで標準設定でGmailを利用している僕のGmailの使い方とコダワリについて少しだけ紹介したいと思う。

GmailはウェブとiPhone アプリのみ利用してアクセスしている。メーラーやサードパーティ製のアプリは使っていない。

新しい受信メールは必ず受信トレイへ

Gmailはフィルター設定をすることで特定のメールを受信トレイを経由しないで振り分けることができるが、僕はすべてのメールを受信トレイで確認することを徹底している。

理由は単純、すべてのメールに必ず目を通すことでウェブサービス、ショッピングサイト、サブスクリプションなど登録しているサービスを知れるのが理由で、ノイズとなった広告メールは停止・解約する。無駄で必要ないメールはそもそも送られてこないように自分で出来ることはするように心掛けている。

メールのタイトル(表題)だけ確認して本文を読まずにアーカイブする事もある。iPhoneアプリだとスワイプしてアーカイブをよく使っているが、この場合未読のままアーカイブされるのが今のGmailの仕様。本文を読まずにアーカイブしているので当然といえば当然の仕様であるが、個人的なこだわりとしてアーカイブしたメールはすべて既読であって欲しいと思っている。

そこで、Gmailのアーカイブしたメールをスクリプトで自動で既読にする方法を使えばアーカイブ(すべてのメール)にある全てのメールが既読になる。これを設定してからはストレスなくスワイプしてアーカイブできるようになった。

 

メールはゴミ箱に捨てない

スパムメール以外はゴミ箱にメールを入れない。ゴミ箱に入れたくなるメールばかり来るようになったらそのメールの配信元サービスの登録を見直している。

サイドメニューは最小限

Gmailをウェブブラウザーで開いたときの左サイドメニューは必要最小限にしている。

受信トレイ

送信済み

すべてのメール

基本的にこの3つとメール検索ボックスがあれば特に困ることは無い。必要であれば「もっと見る」をクリックするか、メール検索を活用すれば問題ない。

フィルターは使わない

フィルターは一切使っていない。

新しいラベルは作らない

Gmailで用意されている標準ラベルのみで運用している。新しいラベルは一切作っていない。

過去に、フィルターとラベルを使ってメールを自動で振り分け、ソートしていたことがある。しかし、いつしかフィルター設定、ラベル設定をするのが目的となり実務でこれらを効率的に使っていないことが分かった。「あのメールにはどのラベルをつけてた?」、「このアドレスをフィルターに追加しないと」とかフィルターとラベルを管理するのが負担となってしまった。

今はメールを探すときはテキスト検索を使っている。

チャットはOFF

使っていないのでノイズにならないよう設定でチャットは切っている。

さいごに

受信トレイは空になるよう心掛けている。ただし、返信が必要なメールやメール内容について何か行動を起こす必要がある場合はそのメールに対してのアクションが終了するまで受信トレイに残している。受信トレイに1つでもメールが残っているとモヤモヤするので、そのメールに対してのアクションも自然とクイックだ。

ちなみに表示言語は日本語ではなくEnglishに設定している。

 

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コーヒーはブラック、ソースより醤油が好きなシンプリスト。海外で学生時代を過ごし帰国、現在は福岡を拠点に奮闘中。